如何使所有人都可以访问Excel电子表格

提升Excel表格的可访问性：实用指南

创建Microsoft Excel工作簿时，务必采取必要的步骤，确保每个人都能访问它，尤其是在您计划与他人共享工作簿的情况下。本指南将分享一些实用技巧，帮助您实现这一目标。

使用描述性工作表名称

提高Excel工作簿可访问性的一种方法是更改工作表的名称。默认情况下，Excel工作表命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3等等，这种非描述性的编号系统在您点击“ ”添加新工作表时会继续下去。

更改工作表名称使其更准确地描述工作表内容具有多重好处：

• 提供清晰度和上下文：描述性工作表名称使任何访问您工作簿的人都能更轻松地浏览其内容。
• 辅助屏幕阅读器：大多数屏幕阅读器都会读取Excel的工作表名称，因此将这些名称更改为更能代表其内容的名称，意味着视力障碍者将获得更好的体验。
• 使公式更清晰：引用另一个工作表中的单元格或命名范围的公式包含该引用工作表的名称。因此，使用上下文工作表名称（而不是Sheet1、Sheet2等）的公式更容易理解和解析。

相关阅读：如何在多个Excel工作表中引用相同的单元格（三维引用）

避免在Excel中手动引用，这既费时又容易出错。

要重命名Excel中的工作表，请双击相关选项卡，然后将现有文本替换为新的工作表名称。此外，要为上下文工作表名称留出更多空间，请单击并向右拖动下部功能区句柄。

除了具有描述性之外，遵循以下技巧还可以进一步优化您的Excel工作表名称并提高可访问性：

• 简洁明了：较短的名称更容易处理和使用。
• 使用下划线：如果您的工作表名称必须包含多个单词，请使用下划线（_）代替空格，以在所有上下文中显示单词之间的关系。
• 保持名称简单：坚持使用字母、数字和——正如我在前一点中解释的那样——下划线。
• 力求一致性：为所有工作表选项卡选择一种命名样式。在我的上面示例中，我选择了以大写字母开头的单个单词。

使用并命名格式化表格

坦率地说，Excel中未格式化的表格在可访问性方面是一场噩梦。在此示例中，行和列标题与主要数据不容易区分，跨行跟踪是一个挑战，而且，从演示的角度来看，它也是一个令人头疼的问题！

要将此数据转换为Excel表格，首先，确保数据的顶行包含列标题，从而使您的表格更容易解释。然后，选择数据中的任何单元格，然后在功能区“开始”选项卡的“样式”组中，单击“作为表格格式化”。

然后，选择具有带状行的样式，因为这些样式可以帮助人们从左到右跟踪表格中的行。此外，选择其标题行与其他行不同的样式。

选择表格样式时，请确保数据源正确且“我的表格具有标题”在“创建表格”对话框中被选中，然后单击“确定”。

接下来，在“表格设计”选项卡中，查看“表格样式选项”组，看看您是否可以进一步提高数据的可读性。在我的情况下，我选中了“第一列”以将其与主要数据区分开来，并且我取消选中了“筛选按钮”以使标题行不那么拥挤。

为图形添加替代文本

替代文本（简称alt文本）是对图形的简短描述，可以帮助视力障碍者充分理解其内容。屏幕阅读器会大声朗读alt文本，这意味着那些无法看到图形细节的人仍然可以理解其包含的内容。

相关阅读：为什么我总是在Microsoft 365应用程序中添加替代文本（以及您如何也能做到）

使您的图形更易于访问。

在Excel中，您可以为形状、图片、图表、SmartArt以及您使用的任何其他图形添加替代文本。

使用清晰的字体

在考虑在Excel中使用哪些字体可以使信息易于阅读时，需要考虑几个因素。

相关阅读：您应该在Excel中使用哪些字体？

优化数据的可读性。

一般来说，Excel不是您应该使用花哨字体的程序，因为它的目的是清晰地呈现数据并启用有用的分析。因此，使用模仿手写、具有花哨的笔触和衬线的字体，或以其他方式具有风格的字体只会降低电子表格的可访问性。

您还应该选择字母和数字易于区分的字体。例如，虽然某些字体的字母O比数字0宽得多，但其他字体则使这种区别不太明显。例如，Franklin Gothic Book的字母O只比其数字0略宽，而Georgia的数字0看起来像小写字母o。另一方面，Aptos、Arial、Baskerville Old Face、Garamond、Rockwell、Segoe UI、Terminal和Times New Roman的O和0之间的区别要大得多。

在考虑字体如何区分小写字母i、大写字母L和数字1时，也应考虑相同的问题。例如，Courier New中的小写字母L与数字1惊人地相似，而Arial的大写字母i与小写字母L相同。区分这三个字符的最佳字体是Aptos、Tahoma、Verdana和Comic Sans MS，尽管我希望您不要在正式电子表格中使用后者！

在使用可访问字体时，另一个需要记住的事情是数字和文本看起来是否被压缩了。换句话说，字符之间空间小于通常空间的窄字体通常更难阅读。避免在Excel中使用标准字体的窄版或细版——如Aptos Narrow——并且不要使用默认情况下很窄的字体——如Agency FB、Niagara Engraved、Onyx和The Hand。

就我个人而言，我坚持使用Excel的默认字体Aptos，因为总的来说，它满足了上述所有条件。它的字符易于区分，它使用简单的字母和数字形式，并且在缩小到较小尺寸或放大到高分辨率时易于阅读。

其他Excel可访问性技巧

虽然我目前提供的技巧将在很大程度上提高Excel工作簿的可访问性，但您还可以做一些其他小事情来完成电子表格并使其对每个人都最佳：

• 向单元格A1添加文本：由于屏幕阅读器从单元格A1开始读取Excel工作表，因此请在此单元格中添加一些有价值的内容，例如工作表概述或说明。
• 使超链接具有上下文：如果您在Excel工作簿中使用超链接，请确保它们清楚地说明单击链接后将把读者带到哪里。“点击此处”之类的词语没有任何价值，而像“点击此处查看更多信息”这样的词语（其中“第一张表”是超链接）则更有用。
• 使用图表元素：如果您的工作簿包含图表，请确保它们格式良好，并包含图表标题、轴标题和数据标签等元素。

相关阅读：如何在Excel中格式化图表

Excel提供了（太多）用于使图形看起来很合适的工具。

• 命名范围：除了遵循我之前关于命名表格的建议之外，还要命名工作簿中的其他范围，以便它们易于查找和识别。
• 避免空行和空列：如果您必须拥有不包含数据的行或列，请添加一些文本以帮助使用屏幕阅读器的人理解电子表格的结构，例如“空行”。

使用Excel的可访问性检查器

一旦您尽力使工作簿尽可能易于访问，请使用Excel内置的可访问性检查器确保您没有错过任何内容。

打开功能区上的“审阅”选项卡，然后单击“检查可访问性”按钮的上半部分。

然后，在“可访问性”窗格中，查看有关使电子表格更易于访问的任何建议。如果出现任何问题，请单击相关的卡片以获取有关如何修复它们的建议。

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除了更改工作簿以使其更易于访问之外，还值得采用其他良好的实践方法来使电子表格易于阅读，例如使用一致的格式、使用批注来避免过多的文本以及将电子表格共享为PDF以锁定布局。

以上是如何使所有人都可以访问Excel电子表格的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！