实用Excel技巧分享：制作高效的搜索式下拉菜单

在之前的文章《实用Excel技巧分享：制作动态的甘特图》中，我们学习了Excel制作动态甘特图的方法。今天我们来聊聊Excel数据下拉菜单，介绍一下制作高效搜索式下拉菜单的方法，快来看看！

工作中大家经常会用Excel数据验证制作下拉菜单，规范数据输入、节省数据输入时间。但是当下拉菜单的数据选项很多的时候，就会出现数据难找的困扰。比如下图，下拉菜单中的数据选项太多，通过拖动旁边的滚动条来“找出”需要的数据项很费时，直接降低了我们的工作效率。

那有没有办法解决这种选项多数据难找的问题呢？

有，我的方法就是搜索式下拉菜单！

就如同在百度上搜索，输入关键字后会弹出下拉菜单显示包含关键字的搜索题目供选择。我们要做的效果就是在单元格中输入关键字，然后点击下拉菜单，菜单中只显示包含关键字的数据，从而提高数据录入效率。

下图是我们本次教程的数据源。注意，必须对数据源按关键字排序，升序降序都可以。

选择E2:E6单元格区域点击【数据】选项卡，单击【数据验证】，在弹出的“数据验证”对话框的“设置”选卡中设置验证条件为“序列”。

在来源中输入公式：

=OFFSET($A$1,MATCH(E2&"*",$A$2:$A$17,0),0,COUNTIF($A$2:$A$17,E2&"*"),1)

公式说明：

这里主要使用OFFSET函数返回包含关键字的数据。OFFSET函数的作用是根据指定的参照单元格，通过给定的偏移量返回新的引用数据。

OFFSET（参照系，行偏移量，列偏移量，新引用区域的行数，新引用区域的列数）

• 1.第一参数引用了A1单元格作为参照系。

• 2.第二参数用MATCH(E2&"*",$A$2:$A$17,0)确定行偏移量。MATCH为查找函数，根据查找值E2&”*”(*号是通配符，代表任意不确定字符)在$A$2:$A$17区域中查找，查找方式为0（精确查找）。当E2单元格输入关键字时，该函数将查找出包含关键字的数据在$A$2:$A$17区域中第一次出现的位置。

• 3.第三参数为0，因为我们的数据源只有A列一列，所以列偏移量为0，表示不偏移。简单来说，就是offset函数以A1单元格为参照，不横向偏移，只向下偏移。

• 4.第四参数 COUNTIF($A$2:$A$17,E2&"*")统计A2-A17区域内满足条件E2&"*"，也就是包含E2单元格内的关键词的单元格出现的次数，也就是最终在数据验证下拉菜单中一共会出现几行。

• 5.第五参数为新引用区域的列数，因为只有A列一列，所以为1。

如下所示：offset函数以A1为参照系向下查找，通过match函数在A2-A17中找到包含E2关键字“碎花”的数据第一次出现的位置是从A2开始的第10行，再通过countif函数找到总共有3行，最终在下拉菜单中返回这3行1列的数据。

再回到教程当中。我们在“数据验证”对话框“来源”中输入公式后点击“确定”。但是当我们在E2单元格输入关键字“碎花”后，会立马弹出警告框，这是为什么呢？

原因是我们输入关键字“碎花”后，由公式得到的下拉菜单中没有只含“碎花”两个字的选项，所以会报错。

如下图所示，我们需要再次选择E2:E6单元格区域点击【数据】选项卡【数据验证】按钮进入到“数据验证”对话框中，在“出错警告”选卡中取消勾选【输入无效数据时显示出错警告】选项，然后点击“确定”即可。

最后在F2单元格输入公式=IFERROR(VLOOKUP(E2,$A$2:$B$17,2,0),"") 。使用VLOOKUP函数在A2-B17单元格区域中查找E2数值所在位置，并返回对应的第2列（也就是B列）库存，0代表精确查找。当查找不到返回错误值时用IFERROR函数将错误值转为空。

至此，搜索式下拉菜单就制作完成啦！

搜索式下拉菜单可以成倍提高数据录入效率，尤其是下拉菜单选项很多的时候特别高效。同学，赶紧打开你的excel去操作一下吧。

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以上是实用Excel技巧分享：制作高效的搜索式下拉菜单的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！