实用Excel技巧分享：探索藏在自动排序中的“小秘密”

都说这Excel里暗藏玄机，求最大值的MAX函数可以用于查找，用于查找的LOOKUP函数可以对数据进行四舍五入…就连看似人人都会的Excel自动排序，也藏着许多我们不知道的“小秘密”。今天我们就来探索一下这些藏在自动排序中的“小秘密”。

一、扩展选区

“苗老师，我的排序怎么不对了”，听到小白的呼唤，我快步走了过去。

“你看我只是想把这张表按照序号排序。”（如图1所示）

   图1

“但是排完以后，却变成了这个样子。数字排好了，姓名却没跟着数字变，姓名和序号全乱了。”

图2

“出现这个问题，你一定是没有扩展选区。通常在表格中选中某列数据进行排序时，会弹出这样一个窗口”，如图3所示。

   图3

一般默认选择“扩展选定区域”再单击 “排序”，就可以完成整体的排序。或者在排序之前，先选中整个数据区域，再点击排序，也可以完成整体的排序，并且不会再弹出这个提醒窗口。

二、多列排序的主次关键字

我们在进行多列排序的时候，经常会碰到这样一类问题：如果有两列数据都需要进行排序，我们怎么区分主次呢？如图4所示，需要将下面这张表先按照“部门”排序，再按照“区域”排序。

   图4

这时候先不要直接点击“升序”、“降序”按钮，而是先单击“排序”按钮，如图5所示。

图5

打开之后，如图6所示。

图6

我们把需要设置的排序条件都添加进设置框内，添加完一个条件之后，单击“添加条件”就可以添加第2个条件，如图7所示。

图7

设置完成后单击 “确定”，就可以得到一个先按“区域”排序，再按“部门”排序的表格，如图8所示。

图8

由于我们开始要做的是一个先按“部门”排序，再按“区域”排序的表格，想要达到这一效果，就需要变更主次关键字。怎么变更呢？只需单击排序窗口的小三角即可，如图9所示。

图9

在这里我们选中“主要关键字”行，单击“向下”箭头，最后“确定”，就可以达到我们最初想要的排序效果。如图10所示。

图10

三、按颜色排序

“苗老师，我又碰到了个问题”，小白又发来了一张表，她说：“我有一些单元格标了黄色的底色，现在想把黄色的部分和没有底色的分开要怎么办？我复制插入都做了好久了。”

“排序呀，你这样一条一条的复制插入，做到明天也做不完。”

“这个也能排序吗？是要用函数吗？”

“不用。其实这个功能就在排序里，只是你平时没有留意。”

说着打开了她的表，如图11所示。

图11

在“数据”选项卡中，点击“排序”，进入“排序”的设置框。由于我们的数据是有标题的，所以要勾上“数据包含标题”。接着把“排序依据”设置为“单元格颜色”，“次序”可以根据需求，选择是先排有颜色的数据，还是无颜色的数据。这里我们设置将有颜色的单元格排在顶端。如图12所示。

图12

单击“确定”之后，就可以把有颜色的单元格和无颜色的单元格分开了，如图13所示

图13

其实在“排序依据”里，还有其他的选项，比如按字体颜色排序等，大家下来可以自己试试。如图14所示

图14

四、自定义排序

其实，除了上述讲到的排序外，还一个最容易被大家忽略的功能，就是“自定义排序”，它同样被隐藏在“排序”的界面里。如图15所示。

图15

我们可以对数字排序，对文字排序，但如果我们需要对特定的内容进行排序，怎么办呢？例如各地分公司的列表，公司内职位和领导的序列等，它们都有特定的顺序，在平时的工作中又经常需要被制作或排列。下图是我们公司里的部门顺序，假设它被打乱了，要怎么让它恢复成正常的顺序呢？

图16

此时用普通的升序、降序肯定是办不到的，所以这个序列需要我们自己来设置。我们在排序设置框中，点击“自定义序列”，打开自定义序列的设置框，如图17所示。

图17

在“输入序列”的区域中，制作我们需要的序列。比如我们要做一个部门的序列，在“输入序列”的区域中，按照顺序依次输入部门名称，每个部门名称按回车键分隔。输入完成后单击“添加”，在左侧的“自定义序列”中就会出现刚刚添加的序列。如图18所示。

图18

设置完成后，只需在排序设置框中，选择“自定义序列”，点击设置好的部门序列，数据就可以按照我们设置的顺序进行排序了。如GIF19所示。

GIF19

扩展功能：除了上述讲到的用法外，利用自定义序列排序，还可以让部门名称通过下拉的方式出现，如GIF20所示。

GIF20

有了这个功能，只要写下第一个部门名称或第一个领导名称，就可以通过下拉的方式完成序列的录入，再也不怕部门名称错乱或是领导名字错漏了！怎么样，是不是很好用呢？

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