Excel資料透視表學習之按需匯總資料與工作表拆分

很多小夥伴覺得使用資料透視表來彙總資料好麻煩，要拖選欄位、要合併日期、要修改統計方式等等，只因為這些原因，就放棄使用這麼好用的工具，你真的虧大了！下面就來跟大家分享一系列Excel資料透視表教程，看完保證你會懷疑人生，曾經加班熬夜手動做資料匯總都是為了什麼呀？本篇excel資料透視表教學為資料透視表入門教學第一篇，主要用簡單的彙總來講解excel資料透視表怎麼做用。

Excel資料透視表到底多好用，用過的人都知道！

What？ ！你竟然沒用過，那也沒關係，今天瓶子就帶你認識這個最熟悉的陌生功能。下次做資料彙總和分割表格的時候，就別像個傻逼抓破腦袋去套用各種函數了，畢竟資料透視表1秒鐘就給你解決了！

一、建立資料透視表

#如下所示，庫管部在2017年登記了1000次（由於資料太多，截圖中將中間部分省略）物料領取記錄，由於物料消耗龐大，公司準備統計各部門的使用數量。

點選表格中任一儲存格，點選「插入」-「資料透視表」。

在彈出的對話方塊中，需要注意自動擴充的區域是否是我們想要設定的區域。在下方可以選擇資料透視表建立的位置，瓶子建立在新工作表。

確定後在新的工作表中插入了資料透視表1。點選資料透視表，右邊便會出現設定對話框。下面就很簡單啦，只需要將上方的欄位依照自己的需求拖曳到下方，即可自動完成資料總表。

二、按需匯總資料

通常，我們做出來的報表，會拿給不同的領導、不同的部門使用。不同的領導，不同的部門對表格資料的關注點可能不同。譬如當前的物料，領導可能關係的是不同部門的領用量差別，也可能關心的是不同月份物料的領用量變化，也可能關心的是各種物料領用量排序。同樣的數據需要用不同的方式的總結，你是不是很崩潰？其實，有了數據透視表，就相當簡單啦。

這裡瓶子例舉三種不同需求的資料總結。

1.查看不同部門不同人員的領取數量

將」部門」和」姓名」分別拖曳到行標籤，」領取數量」拖曳到數值。此時在左邊已經自動形成了總表。

此時的總表並不是常規的表格形式。點選透視表中任一儲存格，點選「設計」-「報表版面配置」-「以表格形式顯示」。

此時表格如下所示，左邊有伸縮折疊按鈕，這並不是我們通常需要的樣式。點選「選項」中的「 /-按鈕」即可關閉。

關閉折疊/開啟按鈕的表格如下所示：

#對於第一列的“部門”，不同公司有不同的要求，如果需要將相同部門進行合併顯示（目前屬於非重複顯示，則儲存格未合併），右鍵單擊透視表，選擇“資料透視表選項” ，在對話方塊中勾選「合並且居中排列有標籤的儲存格」。

此時表格樣式如下：

#而有的公司，需要將相同部門重複顯示。點選透視表，在「設計」標籤中點選「報表版面配置」-「重複所有項目標籤」。

這時表格的樣式如下所示：

#2.查看不同月份不同人員的領取量

右鍵點選透視表，點選「顯示欄位清單」。

在欄位清單中，取消勾選“部門”，將“領取日期”拖曳到行標籤下。結果如下圖所示。

在日期列點選右鍵，選擇「建立群組」。

在彈出的對話框中，選擇“月”，點選確定。

此時表格如下，按月顯示。

依照前面的方法，我們可以將相同的月份合併顯示如下：

##在日期列點擊右鍵，選擇分類總計「領取日期」。

最終表格如下所示，

#3.分部門查看每人領取次數

右鍵點選透視表，調出欄位列表，取消勾選“日期”，將“部門”拖曳到報表篩選下。結果如下：

右鍵點選「求和項目：領取數量」列，選擇「值欄位設定」。

在彈出的對話方塊中選擇「計數」。點選確定。

此時報表如下，點選A1-B1儲存格的下拉式選單，即可篩選部門，分部門檢視員工的領取次數。

 

篩選出人事部，結果如下：

#由於篇幅有限，瓶子在這裡只給大家介紹了三種情況，其實資料透視表的作用非常多，包括分割、排序、篩選、即時更新資料、製作動態圖表等等，大家可以自己先試一試，後面會給大家推這些教學。

三、快速拆分工作表

前面的操作，都只是根據領導的不同需求進行不同方式的資料匯總。如果我們的資料需要依照部門進行分割後再拿給不同部門的看呢？

點選透視表中的任何儲存格，點選「選項」-「顯示報表篩選頁」。

在彈出的對話框中可以看到將“部門”作為拆分字段，是因為在前面的操作中，我們只把“部門”拖進了報表篩選下。資料透視拆分工作表是建立在篩選基礎上的，需要依哪種條件拆分則需要事先以哪種條件篩選。

點擊確定後，可以看到表格下方，出現了以部門命名的工作表，就是分割後的效果。

此時，若表格需要列印出來分發給各部門，就可以直接列印囉。但若需要直接發電子表格給各部門，我們就還需要多一步操作，為什麼呢？如下所示，點選財務後方的下拉式選單，還是可以看到所有部門的資料。

按住ctrl鍵，依序點選下方每個部門的工作表名稱，然後按ctrl A快捷鍵，全選整個工作表，按ctrl C複製。

點擊右鍵，選擇性貼成值。

此時可以看到每個工作表都只顯示一個部門的資料。就可以直接發電子檔給不同的部門啦！

大家看到這裡，有沒有覺得excel真是偉大的發明，資料透視表簡直就是文明人的福音呀！

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以上是Excel資料透視表學習之按需匯總資料與工作表拆分的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！